Metodologie Agili e Lean: come migliorare la tua azienda!

Ciao! 🙂

Questo articolo non presume per forza una conoscenza di base da parte tua e di conseguenza cercherò di spiegarti cosa sono le metodologie Agili e Lean aiutandoti a capire a pieno i concetti.

Se sei interessato all’argomento, hai voglia di portare un cambiamento positivo nel tuo team o vuoi semplicemente migliorare la qualità del tuo lavoro continua a leggere!

Le metodologie di lavoro Agile e Lean sono, come dice il termine, dei metodi con cui affrontare l’organizzazione del lavoro.

Queste metodologie si applicano in aziende con migliaia di dipendenti, come in piccole startup fino ad arrivare al singolo.

Che differenza c’è tra metodologie Agili e Lean?

Le differenze agli occhi di un esperto e della terminologia da utilizzare possono risultare molte.

Per esempio le metodologie Lean derivano dalla Lean Manufacturing creata da Toyota ed in particolare da Taiichi Ohno e Shigeo Shingo che hanno iniziato a maturare l’idea negli anni ’50.

Le metodologie Agili nascono qualche anno dopo, nel 2001, quando un gruppo di sviluppatori software esperti danno vita al Manifesto dell’Agile.

Come si può notare, mentre le metodologie Lean nascono nel mondo della meccanica e delle automobili, le metodologie Agili nascono nel mondo dello sviluppo software. Nonostante ciò, le metodologie Agili prendono in prestito molti concetti sviluppati già dal mondo Lean.

Sono importanti queste differenze?

Per quanto mi riguarda no. Dico questo perché quello che mi interessa realmente quando lavoro in un’azienda non sono di certo i discorsi teorici sull’uovo e la gallina, ne tanto meno l’utilizzo a volte strampalato di termini tecnici.

Voglio quindi spiegarti perché portare nella tua azienda metodologie Agili / Lean è a mio parere un grande affare che ti permette di migliorare i guadagni ed anche la qualità del lavoro.

Perché queste metodologie sono così interessanti?

Alla base di queste metodologie ci sono 2 concetti fondamentali:

1. Bisogna produrre il giusto e quando serve
2. Bisogna organizzare il proprio lavoro focalizzandosi su ciò che realmente porta valore

Vi racconterò dunque 3 esempi importanti tratti dal libro Partire leggeri. Il metodo Lean Startup: innovazione senza sprechi per nuovi business di successo scritto da Eric Rise.

Chi è Eric Rise?

Eric Rise, di cui potrete leggerne a pacchi su Wikipedia è stato il fondatore del movimento Lean Startup. Nella sua vita ha rischiato di andare a rotoli con diverse aziende e si è accorto con il tempo che il falso mito del tanto lavoro e della perseveranza erano finti sogni venduti dalle aziende. La cosa più importante è fare bene quella che tutti reputano la parte più noiosa, il management.

Per fondare la metodologia Lean Startup ha studiato cosa fossero il Customer Development e la Lean Manufactoring. A questo punto non solo ha portato la sua azienda, IMVU, ad avere un fatturato colossale, ma è riuscito anche a trascinare aziende ferme nel limbo o che stavano per dichiarare fallimento nella Fortune 500 e nella Fortune 1000.

La Fortune 500 e la Fortune 1000 sono classifiche che raccolgono le aziende con il maggior fatturato nel mondo.

Quali sono i principi del Lean?

Eric Rise descrive così i 5 principi della metodologia Lean Startup:

• Gli imprenditori sono dappertutto. Sono tutte quelle persone per cui la parola startup vuol dire “istituzione umana studiata per creare nuovi prodotti e servizi in condizioni di estrema incertezza“. Possono essere quindi aziende di una qualsiasi dimensione.
• L’imprenditoria è una forma di management.
• Apprendimento Convalidato. Una startup non può esistere solo per guadagnare e creare prodotti, ma esiste per apprendere come creare un business sostenibile.
• Creazione-Misurazione-Apprendimento. E’ il ciclo di feedback che deve avere continuamente una startup con l’obiettivo di trasformare l’idea in prodotto, misurare le reazioni della clientela, capire se svoltare o perseverare.
• Contabilità dell’innovazione. E’ importante capire come misurare i progressi fatti, come fissarsi delle milestone, come definire l’ordine di priorità dei compiti da svolgere.

I punti sui quali a me piace fare più leva sono gli ultimi 2 perché il ciclo di feedback Creazione-Misurazione-Apprendimento ci porta inevitabilmente a non sprecare denaro durante la gestione di un’azienda. Singolarmente ci porta anche a non sprecare tempo nel caso in cui sei un dipendente non curante del marketing, delle spese e dei guadagni.

Inoltre il punto 5, la contabilità dell’innovazione, è fondamentale per smettere di misurare il successo di un’azienda soltanto sui clienti acquisiti. All’interno del libro Eric Rise spiega bene, capitolo per capitolo come misurare correttamente e come comprendere gli indicatori di successo di un’azienda.

In che modo le aziende dovrebbero aiutarsi a crescere?

Tantissime aziende sono convinte che vedere il grafico dei clienti acquisiti sia la cosa più importante andando a snobbare quanti sono i clienti persi, il perché della perdita e specialmente andando a fregarsene di dati importanti raggruppati in Coorte. Non ti sto a spiegare adesso cosa vuol dire, ma fondamentalmente indica una suddivisione in gruppi degli utenti che per esempio si registrano su un sito web.

Come mai gli utenti iscritti tra il 15 Aprile ed il 5 Maggio sono stati più disposti ad usare il servizio a pagamento? Come mai gli utenti iscritti con età tra i 20 ed i 25 anni hanno portato ricavi maggiori di utenti che hanno un’età compresa tra i 40 ed i 50 anni? Che tipo di clienti mi aspettavo di avere inizialmente?

Il saper capire quando svoltare o perseverare non è una magia che accade dalla mattina alla sera, in realtà è frutto di tanto studio.

Alcuni esempi importanti

Nel libro Partire leggeri. Il metodo Lean Startup: innovazione senza sprechi per nuovi business di successo vengono riportati molti esempi interessanti, vediamone alcuni.

Esempio 1.

Anni fa il fondatore di una delle startup che oggi è Groupon aveva fondato l’azienda con lo scopo di fare attivismo per sconfiggere i poteri forti ed il forte consumismo distribuito specialmente nei centri commerciali. Una volta sviluppato il prodotto cercando early-adopter (persone che utilizzano il prodotto consci di trovare bug ed errori vari) si è reso piano piano conto che alle persone non interessava a pieno utilizzare i propri soldi per sostenere cause di questo tipo, anche se gli piaceva attivamente partecipare. Durante lo sviluppo osservando i dati in maniera settorializzata si rendeva sempre più conto che le persone che si iscrivevano avevano picchi di attività maggiori quando questa lotta al consumismo gli permetteva di andare in un centro commerciale o in un ristorante spendendo di meno attraverso offerte speciali. Oggi, non solo Groupon ha un fatturato colossale, ma conosciamo tutti questa azienda solo ed unicamente come spacciatrice di coupon per ristoranti, negozi, saune, ecc.

Esempio 2.

Per vedere un esempio più focalizzato al “come lavorare” ed al perché dell’importanza del ciclo di feedback (punto 4 visto prima), vi racconto la storia sempre discussa da Eric Rise nel suo libro di un padre e le sue figlie.

Un uomo, fondatore di un’altra grande azienda negli anni ’90, aveva finalmente deciso di dare il via al suo business. Questo richiedeva sicuramente il farsi pubblicità poiché il suo scopo era la vendita di prodotti innovativi. Negli anni ’90 le mail non erano ancora un grande mezzo di comunicazione e quindi si inviavano lettere per posta. Tornando a casa intento ad imbustare 200 lettere decise di darne 100 alle sue due figlie per farsi aiutare e di tenerne 100 per lui. Durante lo svolgimento del lavoro descrive di aver visto utilizzare due approcci differenti:

• Le figlie avevano scelto prima di piegare tutti e 100 i volantini, dopo di che inserirli dentro le buste e chiuderli.
• Lui aveva scelto di ripetere per 100 volte l’operazione di piegare il volantino e metterlo in busta.

Quale dei due metodi secondo voi è più efficace per svolgere il lavoro?

La risposta, per quanto a molti sembri la via più difficile, è che il metodo scelto dal padre è molto più efficiente rispetto a quello seguito dalle figlie. Normalmente si tende a pensare che a far le cose di seguito si diventi più rapidi: quindi piego prima tutti e 100 i volantini così dal secondo in poi lo faccio in un secondo.

Nella realtà dei fatti spesso la mente umana non tiene conto di un fattore importante. A differenza delle figlie infatti, il padre poteva accorgersi sin dal primo volantino se lo stava piegando correttamente per farlo entrare in busta senza rovinarlo e nel giro di poco tempo avrebbe potuto decidere di piegare diversamente i volantini per farli entrare correttamente. Inoltre inserendo sin da subito il volantino in busta il padre avrebbe potuto capire se la busta fosse stata adatta ed eventualmente risparmiare tempo correggendo subito il tiro.

Le figlie si accorgerebbero di aver piegato male i volantini solo alla fine avendo buttato via un sacco di lavoro e sprecandone altro per aprire nuovamente tutti i volantini e piegarli in un altro modo.

Questo esempio, seppur limitato ad un contesto piccolo, a mio parere esprime bene qual’è l’errore che spesso fanno molti manager e molte aziende. Al contrario fare planning condivisi, implementare e produrre a piccoli lotti quello che serve, ricevere sempre un feedback del cliente e non soffermarsi sui numeri sono le regole vincenti per il business !!

Esempio 3.

In Toyota, dove è nata la Lean Manufactoring, ogni volta che un automobilista va in un concessionario con la necessità di cambiare un pezzo della propria auto si innesca un processo di lavoro incredibile.

Per prima cosa le concessionarie hanno nel 90% dei casi i pezzi disponibili in magazzino e ciò rende felice il cliente. Quando un cliente arriva i meccanici cambiano il pezzo all’auto velocemente ed immediatamente dal magazzino parte un ordine verso un magazzino Toyota provinciale per farsi arrivare nuovamente il pezzo appena venduto. Il magazzino provinciale invia il pezzo alla concessionaria ed invia a sua volta un ordine ad un magazzino regionale Toyota. Così via fino ad arrivare agli impianti di produzione.

Attraverso questa scelta succedono meccanismi importanti che migliorano la qualità di chi lavora, diminuiscono gli sprechi, migliora la fedeltà dei clienti e si aumenta il fatturato. Se leggete bene l’esempio infatti capirete che ciascun magazzino ha ogni volta pochissimi pezzi di ricambio, ma ogni qualvolta che ne utilizza uno esegue nuovamente un ordine verso il magazzino superiore. Ciò indica che chi lavora nella concessionaria non deve perdere tempo nel gestire un magazzino esorbitante spesso pieno di pezzi inutili. Inoltre ciascun pezzo viene prodotto solo a fronte di uno che viene venduto. Questo comporta non dover arrivare ad aver prodotto in maggior quantità rispetto alla richiesta. Immaginatevi se un modello di auto non viene più prodotto ed è stato venduto in quantità troppo piccole rispetto alle aspettative. Pensa a quanti pezzi alla fine vanno buttati e sono stati prodotti senza un reale motivo.

Quindi cosa fare?

Portare avanti un progetto suddividendolo in piccole feature da far testare di giorno in giorno al cliente, eseguire planning condivisi ed utilizzare Kanban per l’organizzazione del lavoro sono a mio parere regole fondamentali per dar vita ad un’azienda con un business sostenibile.

Osservare i dati di utilizzo dei clienti, fare degli A/B test e non basarsi solo su numeri statici durante l’analisi dei grafici sono pietre miliari del business.

Ispirarsi agli esempi visti sopra, per quanto banali, è la scelta giusta per il tuo business ! Non essere frettoloso come le figlie dell’imprenditore all’esempio 2 ! Se nella tua azienda ti accorgi dopo aver prodotto in serie 10’000 pezzi che hai scelto la strada sbagliata potresti avere un’enorme perdita.

Ti rinnovo l’invito di studiare le metodologie Agili e Lean ed in particolare ti consiglio questo libro nuovamente, in lingua italiana e tradotto benissimo: Partire leggeri. Il metodo Lean Startup: innovazione senza sprechi per nuovi business di successo.

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